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更新日:2016年12月13日

本人通知制度

本人通知制度とは

本人等の代理人や第三者に住民票の写しや戸籍謄抄本などの証明書を交付した場合に、事前に登録された方に対して、証明書を交付した事実を通知する制度です。(交付して良いかを事前に登録者に確認する制度ではありません。)

<第三者とは>
住民票の写しにおいては、「同一世帯の方」以外の方。戸籍謄抄本や戸籍の附票においては、「戸籍に記載されている方、その配偶者、直系尊属・直系卑属」以外の方であり、個人、法人、八業士(弁護士、司法書士、土地家屋調査士、税理士、社会保険労務士、弁理士、海事代理士、行政書士)をいいます。

本人通知制度の目的

結婚や就職に際し、本人の知らないところで行われる「身元調査」は、結婚差別、就職差別などの人権侵害につながるおそれがあります。

本人通知制度は、不正な身元調査に使用するために住民票や戸籍を取得した場合に、発覚しやすくすることにより、不正請求を抑止し、人権擁護につながることを目的としています。

事前登録について

この制度を利用する場合は、事前に登録の申し出をしていただく必要があります。

登録できる方

  • 芦屋市の住民基本台帳又は戸籍の附票に記録されている方(除かれた方を含む)
  • 芦屋市の戸籍に記載されている方(除かれた方を含む)

    ただし、死亡された方や、失踪宣告を受けた方は登録できません。

受付窓口

芦屋市役所北館1階市民課4番窓口

平日の午前9時から午後5時30分まで(土曜日、日曜日、国民の休日、年末年始(12月29日から1月3日)は除く)

事前登録の申出に必要なもの

<窓口の場合>

<郵送の場合>
郵送の場合は、以下のものを芦屋市役所市民課まで郵送してください。

(郵送先)
〒659-8501
兵庫県芦屋市精道町7番6号
芦屋市役所市民生活部市民課

登録期間

登録期間は、無期限です。
ただし、死亡された場合や失踪宣告を受けた場合は、自動的に登録が抹消されます。
また、交付通知書の送付先が不明となった場合や、居所不明等により住民票が消除された場合なども登録が抹消されます。

交付通知書について

事前登録者の方の住民票の写しや戸籍謄抄本などの証明書を、本人等の代理人や第三者に交付した場合に、その交付した事実をお知らせします。

通知対象となる証明書の種別

  • 住民票の写し
  • 消除された住民票の写し
  • 住民票記載事項証明書
  • 戸籍謄抄本
  • 除籍謄抄本
  • 戸籍の附票の写し
  • 消除された戸籍の附票の写し

交付通知書の内容

交付通知書では、以下の内容をお知らせします。

  • 交付年月日
  • 交付した証明書の種別(住民票の写しや戸籍謄抄本などの証明書の種別)
  • 交付通数
  • 交付請求者の種別(「本人の代理人」や「第三者(八業士)」などの種別)

交付請求者の氏名や住所等をお知らせするものではありません。

廃止及び変更について

廃止について

事前登録を廃止したい場合は、「芦屋市本人通知制度事前登録事項変更兼廃止届」を提出してください。

届出に必要なものは、
<窓口の場合>

<郵送の場合>
郵送の場合は、以下のものを芦屋市役所市民課まで郵送してください。

(郵送先)
〒659-8501
兵庫県芦屋市精道町7番6号
芦屋市役所市民生活部市民課

登録の抹消について(自動的に廃止となる場合)

  • 事前登録者が死亡した場合や、失踪宣告を受けた場合
  • 交付通知書の送付先が不明となった場合や居所不明等により住民票が消除された場合
  • 消除された住民票の写しや消除された戸籍の附票の写しの保存期間が経過し、その証明書が交付されなくなった場合など

変更について

登録後に、転出又は転居等により住所が変わった場合や、婚姻等により氏名が変わった場合は、必ず「芦屋市本人通知制度事前登録事項変更兼廃止届」を提出してください。
変更のお届けがない場合は、交付通知書が届かない可能性があり、交付通知書の送付先が不明となった場合は、登録が抹消されますので、必ず変更届をお願いします。
また、婚姻等で新たに新戸籍が作られた場合は、変更届をしていただかないと新戸籍は交付通知の対象にはなりませんので、ご注意ください。

届出に必要なものは、
<窓口の場合>

  • 芦屋市本人通知制度事前登録事項変更兼廃止届(PDF:44KB)(別ウィンドウが開きます)(受付窓口にあります。)
  • 窓口へ来られる方の印鑑
  • 窓口へ来られる方の本人確認書類
    (マイナンバーカード(個人番号カード)や運転免許証、旅券などの場合は1つ、健康保険証や年金手帳の場合は2つ必要になります。)
  • 代理人(同一世帯の方を除く)が届出する場合は、委任状(ワード:22KB)(別ウィンドウが開きます)
  • 法定代理人が届出する場合は、法定代理人であることが分かる書類(未成年の場合は戸籍謄本、成年後見人の場合は登記事項証明書など)
    ただし、芦屋市に本籍があり、市で法定代理人の資格を確認できる場合は不要です。
  • 代理人や法定代理人が届出する場合は、事前登録者の住所や氏名などの変更事項の確認できるもの

<郵送の場合>
郵送の場合は、以下のものを芦屋市役所市民課まで郵送してください。

  • 芦屋市本人通知制度事前登録事項変更兼廃止届(PDF:44KB)(別ウィンドウが開きます)
  • 本人確認書類の写し
    (マイナンバーカード(個人番号カード)や運転免許証、旅券などの場合は1つ、健康保険証や年金手帳の場合は2つ必要になります。)
    代理人が届出する場合は、代理人のみの本人確認書類の写しで結構です。
  • 代理人(同一世帯の方を除く)が届出する場合は、委任状(ワード:22KB)(別ウィンドウが開きます)
  • 法定代理人が届出する場合は、法定代理人であることが分かる書類(未成年の場合は戸籍謄本、成年後見人の場合は登記事項証明書など)
    ただし、芦屋市に本籍があり、市で法定代理人の資格を確認できる場合は不要です。
  • 代理人や法定代理人が届出する場合は、事前登録者の住所や氏名などの変更事項の確認できるもの

(郵送先)
〒659-8501
兵庫県芦屋市精道町7番6号
芦屋市役所市民生活部市民課

開示請求

住民票の写しや戸籍謄抄本等の交付申請書の内容を詳しく知りたい場合は、芦屋市個人情報保護条例に基づき開示請求ができます。
ただし、第三者の個人氏名等については、不開示となる場合があります。

その他

本人通知制度の概要(PDF:272KB)(別ウィンドウが開きます)
芦屋市住民票の写し等に係る本人通知制度実施要綱(PDF:64KB)(別ウィンドウが開きます)
芦屋市本人通知制度事前登録申出書(PDF:42KB)(別ウィンドウが開きます)
芦屋市本人通知制度事前登録事項変更兼廃止届(PDF:44KB)(別ウィンドウが開きます)

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お問い合わせ

市民生活部市民課 

電話番号:0797-38-2030

ファクス番号:0797-38-2156

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