更新日：2025年4月1日

本人通知制度

本人通知制度の目的

本人通知制度は、住民票の写しや戸籍謄抄本などの証明書の不正請求を抑止し、不正請求による人権侵害を防止することを目的としています。

本人通知制度の概要

事前に登録をされている方に対して、本人等の代理人や第三者からの請求により住民票の写しや戸籍謄抄本などの証明書を交付した場合に、証明書を交付した事実を、後日郵便にて通知する制度です。（交付の可否を事前に登録者に確認する制度ではありません。）

〈第三者とは〉

• 住民票の写しにおいては、「同一世帯の方」以外の方。
• 戸籍謄抄本や戸籍の附票の写しにおいては、「戸籍に記載されている方、その配偶者、直系尊属・直系卑属」以外の方、法人、八業士（弁護士、司法書士、土地家屋調査士、税理士、社会保険労務士、弁理士、海事代理士、行政書士）などをいいます。

 

本人通知制度の概要（PDF：552KB）（別ウィンドウが開きます）

芦屋市住民票の写し等に係る本人通知制度実施要綱（PDF：124KB）（別ウィンドウが開きます）

 

登録できる方

• 芦屋市の住民基本台帳又は戸籍の附票に記録されている方（消除された住民票または除かれた戸籍の附票に記載されている方を含みます）
• 芦屋市の戸籍に記載されている方（除かれた戸籍に記載されている方を含みます）

ただし、死亡された方や、失踪宣告を受けた方についてはご登録はできません。

 

事前登録の申請方法

窓口での申請、マイナンバーカードを使ったオンライン申請、郵送での申請があります。

受付窓口

• 芦屋市役所北館1階市民課4番窓口（平日午前9時～午後5時）
• ラポルテ市民サービスコーナー（業務時間についての詳細はラポルテ市民サービスコーナーのページへ）

事前登録の申出に必要なもの（窓口・郵送）

1. 芦屋市本人通知制度事前登録申出書（下記からダウンロードしてください。また、受付窓口にもあります）
2. 窓口に来られる方の本人確認書類（マイナンバーカードや運転免許証、旅券など官公署が発行する顔写真付きのものの場合は1点、健康保険証や年金手帳など顔写真のないものの場合は2点）
3. 委任状
   ※任意代理人が申請する場合（任意代理人が同一世帯の方の場合は不要です。）
4. 戸籍謄本や登記事項証明書など法定代理人であることが確認できる書類
   ※法定代理人が申請する場合（ただし、芦屋市に本籍があり、市で法定代理人の資格を確認できる場合は不要です。）

郵送で申請される場合は、本人確認書類については、写しを同封してください。

芦屋市本人通知制度事前登録申出書（PDF：43KB）（別ウィンドウが開きます）

郵送申請の場合の送付先

〒659-8501
兵庫県芦屋市精道町7番6号
芦屋市役所市民生活部市民室市民課管理係

オンライン申請

署名用電子証明書（英数字6～16桁の暗証番号）が搭載されたマイナンバーカードをお持ちの方は、スマートフォンからオンラインで申し込むことができます。

オンライン申請（外部サイトへリンク）（別ウィンドウが開きます）

登録期間

登録期間は、無期限です。
ただし、死亡された場合や失踪宣告を受けた場合は、自動的に登録が抹消されます。
また、交付通知書の送付先が不明となった場合や、居所不明等により住民票が消除された場合なども登録が抹消されます。

交付通知書について

事前登録者の方の住民票の写しや戸籍謄抄本などの証明書を、本人等の代理人や第三者に交付した場合に、その交付した事実をお知らせします。

通知対象となる証明書の種別

1. 住民票の写し
2. 消除された住民票の写し
3. 住民票記載事項証明書
4. 戸籍謄抄本
5. 除籍謄抄本
6. 戸籍の附票の写し
7. 消除された戸籍の附票の写し

交付通知書の内容

交付通知書では、以下の内容をお知らせします。

1. 交付年月日
2. 交付した証明書の種別（住民票の写しや戸籍謄抄本などの証明書の種別）
3. 交付通数
4. 交付請求者の種別（「本人の代理人」や「第三者（八業士）」などの種別）

※交付請求者の氏名や住所等をお知らせするものではありません。

登録内容の変更及び廃止について

事前登録後に、対象となる証明書を追加したい場合や交付通知書の送付先を変更する場合など、事前登録内容を変更したい場合、また、本人通知制度の事前登録を廃止したい場合は、必ず「芦屋市本人通知制度事前登録事項変更兼廃止届」を提出してください。窓口もしくは郵便で申請できます。

 

本人通知制度に除かれた住民票の写しや除籍を登録されている方で芦屋市外に住民登録がある方は、市外で転居された場合、変更のお届けがなければ交付通知書が届かない可能性があります。交付通知書の送付先が不明となった場合は、登録が抹消されますので、必ず変更届をお願いします。

 

婚姻や分籍等で登録者について新戸籍が編製された場合、変更の届出がない限り、新戸籍は交付通知の対象となりませんので、ご注意ください。

 

変更届及び廃止届の際に必要なもの

1. 芦屋市本人通知制度事前登録事項変更兼廃止届（下記からダウンロードしてください。また、受付窓口にもあります）
2. 窓口に来られる方の本人確認書類（マイナンバーカードや運転免許証、旅券など官公署が発行する顔写真付きのものの場合は1点、健康保険証や年金手帳など顔写真のないものの場合は2点）
3. 委任状
   ※任意代理人が申請する場合（任意代理人が同一世帯の方の場合は不要です。）
4. 戸籍謄本や登記事項証明書など法定代理人であることが確認できる書類
   ※法定代理人が申請する場合（ただし、芦屋市に本籍があり、市で法定代理人の資格を確認できる場合は不要です。）
5. 代理人や法定代理人が変更の申請をする場合は、事前登録者の住所や氏名などの変更事項の確認できるもの

郵送で申請される場合は、本人確認書類については、写しを同封してください。

芦屋市本人通知制度事前登録事項変更兼廃止届（PDF：44KB）（別ウィンドウが開きます）

郵送申請の場合の送付先

〒659-8501
兵庫県芦屋市精道町7番6号
芦屋市役所市民生活部市民室市民課管理係

登録の抹消（自動的に廃止となる場合）

1. 事前登録者が死亡した場合や、失踪宣告を受けた場合
2. 交付通知書の送付先が不明となった場合や居所不明等により住民票が消除された場合
3. 消除された住民票の写しや消除された戸籍の附票の写しの保存期間が経過し、その証明書が交付されなくなった場合など

開示請求

住民票の写しや戸籍謄抄本等の交付申請書の内容を詳しく知りたい場合は、個人情報の保護に関する法律に基づき開示請求ができます。ただし、第三者の個人氏名等については、不開示となる場合があります。

開示請求を希望される場合は、ご本人が本人確認書類（マイナンバーカードや運転免許証など）をご持参ください。

また、請求時にすぐ開示をすることはできません。開示決定については、請求受付後15日以内に改めてご連絡をさせていただきますのでご了承ください。

受付窓口

芦屋市役所北館1階市民課5番窓口
平日午前9時～午後5時